E-Rechnungspflicht ab 2025 für Versicherungsmakler

Seit dem 1. Januar 2025 musst du als Versicherungsmakler E-Rechnungen empfangen können – auch dann, wenn deine Provisionen komplett steuerfrei sind. Ausstellen musst du dagegen meist (noch) nicht. Dieser Beitrag ordnet die Reform für Vermittler ein: was sofort gilt, was gestaffelt kommt und was du jetzt tun musst.

Ja. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und aufbewahren zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Größe. Deine Steuerfreiheit nach §4 Nr. 11 UStG ändert daran nichts.

Der Grund ist einfach: Deine Lieferanten – Software, Maklerpool, Bürobedarf – dürfen dir seit 2025 E-Rechnungen schicken, und du kannst den Empfang nicht ablehnen. Eine nicht abrufbare Rechnung verzögert nur deine eigene Bearbeitung.

Empfangen und Ausstellen sind dabei zwei getrennte Pflichten. Den Empfang musst du sofort sicherstellen, die Ausstellung betrifft dich – wenn überhaupt – erst später.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland verbreitet sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten).

Wichtig – und ein häufiges Missverständnis: Eine normale PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern umsatzsteuerlich eine „sonstige Rechnung“. Auch wenn sie ordentlich aussieht und alle Angaben enthält. Seit 2025 unterscheidet das Gesetz genau diese zwei Kategorien (§14 UStG).

Für den Empfang heißt das: Du musst eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei entgegennehmen und lesbar machen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür im Minimum.

Für deine steuerfreien Vermittlungsumsätze: nein. Steuerfreie Leistungen nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG – darunter die Versicherungsvermittlung nach §4 Nr. 11 – sind von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht ausgenommen.

Anders sieht es aus, sobald du steuerpflichtige Umsätze hast – etwa Honorarberatung, eigenständige Backoffice-Leistungen oder eine Immobilien-Objektcourtage. Für diese greift die Ausstellungspflicht, allerdings gestaffelt nach §27 Abs. 38 UStG.

Viele Makler haben neben den steuerfreien Provisionen auch steuerpflichtige Umsätze. Genau dort wird die Ausstellungspflicht relevant: Für den steuerpflichtigen Teil musst du – gestaffelt nach Umsatz – E-Rechnungen ausstellen.

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres: Lag er 2026 über 800.000 €, bist du ab 2027 ausstellungspflichtig; ansonsten spätestens ab 2028. Spätestens dann brauchst du eine Rechnungssoftware, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.

Der Empfang hat Priorität – er gilt schon. Stell sicher, dass dich eine E-Rechnung technisch erreichen und du sie ordnungsgemäß aufbewahren kannst. Mehr braucht es für den Anfang nicht.

Die E-Rechnung ist kein Hexenwerk – aber die Abgrenzung „muss ich ausstellen oder nur empfangen?“ hängt an deiner konkreten Umsatzstruktur. Als auf Versicherungsvermittler spezialisierte Kanzlei sagen wir dir klar, was für dich gilt, und richten den Empfang sauber ein.

Für dich als Versicherungsmakler ist die E-Rechnung vor allem ein Empfangs-Thema: Seit 1.1.2025 musst du E-Rechnungen entgegennehmen können – unabhängig davon, dass deine Provisionen steuerfrei sind. Das Ausstellen betrifft nur deine steuerpflichtigen Umsätze und kommt gestaffelt ab 2027 bzw. 2028.

Wer jetzt ein sauberes Empfangs-Postfach einrichtet und das Format versteht, ist auf der sicheren Seite – und kann sich um den Rest in Ruhe kümmern.